Webマーケティング研究会の小林です。
サービスや実績、お役立ち情報を盛り込んだホームページを設置、そこそこアクセスはあるのに「その『お問い合わせフォーム』から期待したほど問い合わせがない」という声を少なからずお聞きしています。
そこでおススメしたいのがネット予約システムの活用です。

私のお客様の経験

私がアドバイスをさせていただいたある士業事務所さんでは、従来は氏名・メールアドレス・電話番号・会社名と相談したい内容の概要を書き込む問い合わせフォームを使い、フォーム内容を受信した事務職員さんがメールや電話でアポイントを確定していたそうです。
1-2年前に初回無料相談のスケジュールを面談申込者が見て書き込めるネット予約システムをホームページに導入したところ、ネット経由の面談申込数・成約数ともに数倍になったそうです。

コストとメリット比較

2024年5月現在10以上のネット予約システムがあるようで、その機能と費用の比較はまとめていらっしゃる方の既存サイトにお任せしたいと思います。(「ネット予約システム 比較」などで検索)
ネット予約システムの月額コストは数千～2万円前後/月(中小企業向けプラン)で、この導入により事務職員さんが業務時間中にメールや電話で面談希望者に連絡を取る作業時間の削減が直接的な節約効果です。
面談設定一件当たりメールや電話を2往復と仮定すると約15分程度の作業時間、月に20件の面談を想定すると15分×20回=300分=約5時間と見込まれます。
仮に事務職員さんの月額総人件費を45万円、月間労働時間を7.5時間×20日=150時間とすると時間コストは約0.3万円/時、約5時間の節約が1.5万円に相当し、労働時間削減だけでもメリットはありそうです。
実際には面談を行う先生の予定確認時間や集中力も節約できていると想像できます。
それ以上に潜在顧客が「すぐにでも相談したい状況で、その日時をその場で確保できる安心感」を提供することで申込数が増え、「面談を決め、さらにその事務所のサイト内の対応実績を熟読して準備する」などにより潜在顧客に期待を持ってもらえることがその後の成約数アップにつながった可能性は大きいと思います。

数字に見えにくいメリット

事務職員さんは相談したい悩みを抱えた人にメールや電話で迅速にスケジュール調整をしなければならないのですが、別の業務も行いながら忙しい先生の複数の面談設定を同時進行でミスなく進めるのは緊張感がある仕事と思います。
また、社会人数年目の世代はLINE等のチャット形式のコミュニケーションに慣れており、電話やメールでの作業をストレスに感じる人も少なくないといわれています。
このようなシステムの導入は事務職員、特に若手従業員さんの満足度向上につながる職場環境改善施策ともいえるかもしれません。

以上のようにホームページへの面談ネット予約システム導入は月2万円前後の費用に対する効果は十分ありそうで、職場環境改善にも寄与する可能性があります。
面談を必要とする士業、コンサルタントの方、超過勤務や人手不足にお悩みの方はご活用を検討されてはいかがでしょうか。